Administrasi merupakan salah satu kata yang tidak asing lagi di telinga kita. Kata-kata ini banyak sekali dipergunakan setiap kali melakukan suatu pembelian atau pembayaran baik itu di Rumah Sakit, Apotek, Sekolah dan banyak lagi lainnya.
Anda pasti penasaran bukan apa sih sebenarnya administrasi itu?
Untuk lebih jelasnya simak pembahasan berikut ini ya!
Contents
Pengertian Umum
Sebelum mempelajari lebih lanjut saya akan membahas mengenai pengertian terlebih dahulu. Jadi apa sih sebenarnya admistrasi itu?
Secara umum yaitu sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan suatu kebijakan agar dapat mencapai target/tujuan organisasi.
Jadi bisa dikatakan bahwa administrasi mempunyai peranan yang sangat penting (kursial) dalam semua aktivitas sebuah organisasi.
Secara sempit diartikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi tulis-menulis, surat-menyurat, pembukuan, ketik-mengetik dan kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan secara luas dapat diartikan semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.
Menurut Para Ilmuan
Setelah membahas pengertian secara umum, sempit dan luas ada beberapa ilmuan yang berpendapat mengenai administrasi ini. Berikut penjelasannya:
Ulbert
Ulbert berpendapat dalam artian luas administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis, baik itu eksternal maupun internal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu hanya sebagian ataupun sepenuhnya,
Sedangkan ulbert berpendapat bahwa administrasi dalam arti sempit merupakan tata usaha.
Sondang P. Siagian
Pendapat menurut Sondang P. Siagian ia mengartikan administrasi merupakan segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan sebelumnya.
Willam Leffingwell dan Edwin Robinson
Menururt Willam Leffingwell dan Edwin Robinson, pengertian ekonomi merupakan suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan kantoran secara efisien, kapan dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
George R. Terry
Adsministrasi menurut George R. Terry, Ia mengatakan bahwa administrasi merupakan kegiatan perencanaan. pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang ditetapkan.
Arthur Grager
Menurut Arthur Grager administrasi merupakan fungsi tata penyelenggara terhadap komunikasi dan pelayanan suatu organisasi.
Unsur Administrasi
Hal yang tidak kalah penting ialah Anda harus memahami apa saja sih unsur-unsur yang ada di dalam administrasi?
Ada beberapa unsur penting yang wajib ada didalam bidang bisnis, apa saja sih unsur-unsur tersebut? Berikut penjelasannya:
Organisasi
Pertama yaitu organisasi, tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam dunia bisnis, orang yang bekerja didalamnya dihimpun menjadi sebuah wadah
Manajemen
Perlu Anda ketahui bahwa alat utama kerja administrasi adalah adanya pengatur, penggerak, manager dan tenaga operasional. Nah dalam dunia administrasi manajemen pastilah sangat dibutuhkan agar segala aktivitas dapat dilakukan dengan baik serta segala target/tujuan dapat dicapai.
Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen, contohnya yaitu surat-menyurat atau warta
Kepegawaian
Dalam manajemen ada yang namanya kepegawaian, hal ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berkesinambungan atau berhubungan, yaitu: penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
Keuangan
Selanjutnya yaitu keuangan, keuangan ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari mana dana itu diperoleh hingga pertanggungjawabannya.
Tata Usaha
Tata usaha meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran baran. Pada perbekalan ini pihak administrasi akan menyisir mana barang yang akan dibutuhkan dan tidak dibutuhkan.
Public Relation
Administrasi sendiri akan menciptakan suatu peraturan yang berkaitan dengna bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama para konsumen.
Ciri-ciri
Berikut ini akan dijelaskan apa saja yang termasuk dari ciri-ciri administrasi.
- Memiliki tujuan yang jelas
- Terdiri dari sekelompok orang yang terdiri dari dua orang atau lebih
- Selalu terkait dengan kegiatan kolaborasi
- Terdapat proses bisnis atau kerja
- Kegiatan administrasi selalu memiliki kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan.
Fungsi Administrasi
Penyusunan (Organizing)
Pengorganisasian merupakan kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antar anggota didalam organisasi sehingga suatu kesatuan bisnis akan tercapai untuk mencapai tujuan organisasi
Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan kegiatan perencanaan yang membutuhkan kegiatan administrasi, mulai dari pengumpulan data, pemrosesan data, hingga persiapan perencanaan.
Koordinasi
Fungsi dari administrasi selanjutnya yaitu sebagai koordinasi. Apa itu koordinasi?
Koordinasi merupakan sejumlah kegiatan untuk berjalan dengan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, bentrok dan kekosongan.
Kegiatan ini dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan pekerjaan bawahan sehingga terjalin kerjasama yang terencana dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran merupakan suatu kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau penganggaran dalam suatu organisasi yang dilakukan secara terus-menerus.
Laporan
Dalam dunia pekerjaan laporan sangatlah penting. pelaporan merupakan suatu kegiatan untuk menyampaikan perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan tentang tugas dan fungsi. Baik itu secara lisan atau tulisan untuk mendapatkan suatu gambaran umum mengenai tugas-tugas anggota organisasi.
Penempatan
Administrasi juga berfungsi untuk mengatur penempatan staf (pegawai), staf adalah kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya lainnya dalam suatu organisasi, mulai dari rekrutmen tenaga kerja, pengembangan, peralatan organisasi.
Pengarahan dan Bimbingan
Mengarahkan merupakan suatu aktivitas yang berinteraksi secara langsung dengan anggota yang ada didalam organisasi dalam memberikan bimbingan, saran, perintah sekaligus tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan oleh setiap anggota dengan benar agar mencapai tujuan yang diinginkan.
Peran Administrasi
Anda pasti sudah mengetahui bahwa peranan administrasi dalam sebuah manajemen itu sangat penting sekali, bayangkan saja jika tidak ada orang yang menduduki posisi ini, apakah sistem akan berjalan dengan baik?
Dengan kata lain dapat diartikan sebagai Queen of pace. Kericuhan dan keributan akan terus bermunculan jika administrasi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Bayangkan saja jika Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan segala sesuatu surat-surat penting tidak Anda letakkan pada tempatnya apa yang akan terjadi?
Pasti pada saat Anda membutuhkan anda akan kebingungan dan pekerjaan Anda akan terhambat dikarenakan hal sepele ini.
Sebenarnya pengertian ini sangatlah luas dan akan berhubungan dengan berbagai macam jenis manajemen di posisi di departemen perusahaan. Perlu Anda ketahui bahwa administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.
Maka dari itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:
- Menguasai pengertian administrasi
- Mampu meningkatkan kinerja staf kantor dalam mengatur dan mengelola administrasi kantor di segala jenis bidang
- mampu mengembangkan aset kantor
- Dapat menerbitkan standar pengarsipan yang baik dan benar
- Dapat mengembangkan prosedur administrasi
- Dapat mengendalikan serta merencanakan suatu anggaran
- Membuat laporan kegiatan perusahaan
- Walaupun begitu, tugas utama dari seorang administrator terletak pada perusahaan yang dikelola. Karena mereka hanya bertindak sebagai jembatan antara manajemen dengan seluruh karyawan.
Penting untuk diingat bahwa administrator merupakan salah satu elemen yang sangat penting terkait dengan efisiensi dan produktivitas pekerjaan di perusahaan.
Penutup
Demikianlah pembahasan mengenai materi yang berkaitan dengan administrasi, semoga dengan adanya artikel ini dapat membantu Anda dan para pembaca lainnya untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang lebih luas lagi.
Salam Generasi Bangsa.
Terimakasih.
